Реферат хранение документов в электронной форме

18.09.2019 Руслан DEFAULT 0 comments

Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. Но все же имеющийся электронный ресурс описей облегчает всю дальнейшую работу с описями, если необходимо усовершенствование, редактирование, а также дает возможность повысить информативность раскрыть содержание дел без вмешательства в уже сложившиеся заголовки. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Если в течение 5 минут не придет письмо, возможно, допущена ошибка в адресе. Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России был издан 1 июня г.

В резолюции даются указания по исполнению решения постановления и т. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Курсовая работа: Электронный документ и его место в делопроизводстве и архивном деле

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставится подпись автора резолюции и дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Тексты реферат хранение документов в электронной форме пишут на русском языке при направлении их: в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть.

[TRANSLIT]

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля над правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии ЭПК.

Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы. На экспертные комиссии, кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.

Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. Реферат хранение документов в электронной форме ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих реферат хранение документов в электронной форме проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. Третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив. Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии ЭКдействующей постоянно, а в крупных учреждениях действуют центральные экспертные комиссии ЦЭКкоторые объединяют и координируют работу ЭК структурных подразделений.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинным документам. При подготовке дела к хранению его заголовок нуждается в проверке и уточнении. Правила оформления распорядительных и справочно-информационных документов.

Понятие и природа возникновения архивного фонда.

Организация хранения документов в доме.

Регламентация электронного документооборота в организации. Этапы и содержание комплектования документов в архивах. Подготовка и порядок передачи документов в архивы. Правила фондирования документов в архивах. Определение, основные задачи и этапы экспертизы ценности документов. Деятельность экспертных комиссий. Определение состава и установление сроков хранения документов. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации.

Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники, была разработка ГОСТ 6.

Форма государственного стандарта была использована для законодательного закрепления юридической силы новых документов. Неопределенность приводит к трудностям придания юридической силы информации, записанной на машинном носителе. Стандартом было установлено, что машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.

Постепенно машинопись была заменена на компьютерную печать. Что касается машинного носителя, то стандарт установил и для него обязательные реквизиты оформления по типу бумажных документов:. Обязательные реквизиты документа на реферат хранение документов в электронной форме носителе предлагалось размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит.

Реферат хранение документов в электронной форме 5054

В дальнейшем при внедрении стандарта были предложения располагать реквизиты на специальных этикетках, на начальной площади ленты и т.

В действительности стандарт обеспечил использование лишь машинных распечаток - машинограмм, которые стали оформляться как традиционные бумажные документы.

ГОСТ 6. Во всех последующих выходящих нормативных и методических документах ВНИИДАД затрагиваются вопросы использования и хранения электронных документов: реферат хранение документов в электронной форме Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в новых Правил работы государственных архивов и архивов государственных организаций и др.

Заинтересованность архивного ведомства нашла отражение в Положении об Архивном фонде Российской Федерации Указ Президента Российской Федерации от 17 марта г. Nгде установлен срок временного хранения документов государственной части Архивного фонда на машинных носителях в ведомственных архивах - 5 лет. Отсутствие законодательного акта об электронной подписи не является реальным препятствием использования ЭД.

Имеются законодательные акты Российской Федерации, на основании которых издаются ведомственные положения, инструкции, обеспечивающие законное функционирование ЭД.

Криптографическая защита информации. Подготовлен проект Модельного закона об электронной цифровой подписи, который предполагается как свод унифицированных правил и процедур в рамках СНГ, которые будут приняты всеми участниками и введены в соответствующих странах в качестве законодательных актов. Названные выше отечественные проекты законодательных актов не предлагают законодательного введения технологии электронного удостоверения неизменяемости передаваемого по каналам электронной связи документа.

Основное направление законодательного регулирования - признание юридической силы электронной подписи в определенной сфере и ограничение ее реферат хранение документов в электронной форме также в определенной сфере. Технология проставления цифровой подписи остается за пределами законодательства. Развитие законодательства в сфере информации должно обеспечить расширение информационного производства и информационных отношений на ближайшие лет, ускорить процесс информатизации с ориентацией на целевое использование информации во всех сферах жизни.

На сегодняшний день, в реальных условиях медленного развития законодательной базы ЭД в РФ целесообразно выделить актуальные проблемы документоведческого характера, подлежащие сегодняшнему решению, и предваряя законодательное закрепление, попытаться их решить в качестве временных, называя ориентировочно срок 5 лет.

И в первую очередь к таким проблемам относится использование электронных технологий в традиционном то есть бумажном делопроизводстве. Исходить следует из традиционной тематики, которой занимается документоведение и решения которой ждут от Федерального архивного агенства: документационное обеспечение управления, делопроизводство, организационно-распорядительная документация, архивное хранение.

Организация хранения документов

Кроме того, следует исходить из того, что на практике делопроизводство остается письменным, бумажным, даже при высоком уровне компьютеризации в организации.

Не говоря уже о том, что архивное хранение остается бумажным. Можно назвать, на мой взгляд, три наиболее эффективных направления использования документов технологий в традиционном делопроизводстве:. На выходе тексты выводятся на бумагу и приобретают в соответствии с действующими правилами форму документов.

Актуальнейшей электронной является определение места факсимильной передачи документа в системе традиционного делопроизводства. На регистрационном массиве строится учет, поиск, контроль исполнения документов без заведения других регистрационных форм.

Учитывая традиционные технологии передачи документов внутри организации, для учета и контроля могут использоваться дублирующие регистрационные формы на бумаге. Включение документа в регистрационный массив подтверждает факт его наличия и совершения действия, которое он регистрирует. Назовем следующие первоочередные проблемы функционирования электронных технологий, подлежащие решению:.

В частности, целесообразно в настоящее время отказаться от переработки ГОСТ 6. Содержание подобной опережающей, опытной методической разработки может быть, в принципе, следующим:.

При использовании электронных технологий обеспечить сохранение формы документа, соответствующей унифицированным системам документации, действующим стандартам и иным нормативным актам, при выводе документа на бумагу. Обязательность бумажного подлинника документов постоянного и долговременного сроков хранения и документов, обеспечивающих права граждан. Таким образом, можно констатировать наличие достаточной нормативной базы для практического использования ЭД, что и происходит а практике, и, вместе с тем, форме таких актуальных проблем, как использование аналогов собственноручной подписи, факсограмм, электронной почты и все возникающих новых способов записи и передачи информации.

Учитывая возросшую активность законодательной деятельности в этой области, целесообразно в достаточно короткий срок подготовить временные рекомендации, практическое использование которых позволит найти более правильные решения в законодательных актах. Всю совокупность реально существующих разновидностей управленческих электронных документов можно реферат хранение разделить на две группы:. В настоящее время расширяется круг организаций, использующих электронную почту, Интернет-технологии для оперативного доведения форме до сотрудников.

Однако само по себе использование электронной почты еще не является электронным документооборотом в достаточно полном понимании этого процесса.

  • Магнитный диск — носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи.
  • Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.
  • По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов.
  • Целевая задача - обеспечение эффективного доступа к имеющимся данным с применением интеллектуальных средств.
  • Здесь все зависит от технических параметров системы и, как следствие, от финансовых возможностей предприятия, для которого архив создается.
  • Отправить на другой номер?

Электронная почта — это средство коммуникации, средство обеспечения передачи информации, в том числе почты для коммуникаций между сотрудниками, обмена сообщениями, ознакомления с проектами документов значительно повышает оперативность доведения информации. Некоторые вопросы применения электронной почты, в том числе организационного, социально-психологического и этического характера, заслуживает самостоятельного рассмотрения.

Электронный документооборот реферат хранение документов в электронной форме представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами входящими, исходящими и внутренними с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.

Использование корпоративных систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению и расширению элементов электронного документооборота. Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соответствии со своими правами имеет технологическую возможность обращаться не только к регистрационно-учетным сведениям о документе, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа конечно, если он взят в систему.

Тем самым можно организовать электронный документооборот внутри организации среди пользователей системы. Во-вторых, интеграция с системами электронной почты позволяет пересылать информацию о документе и его файл абонентам почтовой системы, не являющимся пользователями системы автоматизации документооборота — как внешним корреспондентам, так и сотрудникам данной организации.

В условиях применения корпоративных информационных систем управленческие документы их тексты или отсканированное изображение могут включаться в базы данных в расчете на обращение к ним в справочно-информационных целях пользователей из числа работников данной организации.

Исходя из документации организации и имеющихся ресурсов, целесообразно также определить, документы какого объема подлежат сканированию к примеру, до страниц, до 50 страниц и т. Возможно осуществлять сканирование и без формального ограничения объема, если многостраничные документы для организации нехарактерны или если позволяет кадровое и техническое обеспечение. Наиболее качественные программные продукты автоматизации документооборота не ограничивают формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа.

Графические форматы дают возможность получить при сканировании изображение документа со всеми его реквизитами. Однако при вводе в информационную систему по таким файлам нельзя провести контекстный поиск. Текстовые форматы записи файлов позволяют провести контекстный поиск в базе данных. Однако при записи в текстовых форматах убираются некоторые внешние признаки документа, остается только его текст.

Поэтому с учетом состава документооборота конкретной организации требуется определить не только категории документов, файлы которых вводятся в корпоративную систему автоматизации документооборота, но и в каком формате они должны быть записаны. Для отдельных категорий документов можно применять одновременно как графический, так и текстовый файлы, что значительно расширяет возможности корпоративной системы не курсовая работа бизнес план по обеспечению документооборота, но и справочно-информационной реферат хранение документов в электронной форме.

Сканирование без распознавания текста позволяет выполнить работу по созданию файла документа в графическом формате достаточно оперативно. Если к электронным регистрационным карточкам прикрепляются файлы исходящих и реферат хранение документов в электронной форме документов организации, то, конечно же, можно использовать файл, приготовленный исполнителем документа.

Вопросы ответственности исполнителей за достоверность файла должны быть установлены в инструкции по делопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизации документооборота. Сочетания использования электронных документов с элементами традиционного делопроизводства и документооборота имеет несколько аспектов.

Часть документов сохранит бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для основных категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота. Технология работы с входящими документами может быть следующей. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то производится его регистрация, сканирование с распознаванием или без распознаванияприкрепление электронного файла к регистрационной карточке в корпоративной системе документооборота.

После чего возможны различные варианты технологии дальнейшей работы с документом. При этом в базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Резолюции на документах руководители пишут от руки. Затем делопроизводственная служба или секретари вводят их в автоматизированную систему.

Реферат хранение документов в электронной форме 2486

Электронная копия является средством оперативного оповещения и используется для справочно-информационной и аналитической работы. Подобную технологию скорее можно назвать не электронным, а автоматизированным документооборотом, представляющим собой отражение процессов работы с бумажными документами в компьютерной системе. После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении в текущем архиве в службе ДОУ или в подразделении, осуществлявшем регистрацию документа, и помещается в дело согласно номенклатуре дел.

Наиболее перспективная отрасль применения дисков — автоматизированные информационные поисковые системы. Однако при вводе в информационную систему по таким файлам нельзя провести контекстный поиск.

В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную реферат хранение документов в электронной форме документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. Электронный документооборот внутренних документов в принципе можно осуществлять аналогично технологии работы с входящими документами. Но при работе с внутренней перепиской возможности использования безбумажных коммуникаций гораздо шире.

Процедуры сканирования с распознанием или без распознания текста, характерные для технологии обработки входящих документов, могу быть исключены. С учетом анализа состава внутренней документации, сферы ее применения и сроков хранения во многих ситуациях можно обойтись без создания бумажного документа.

К примеру, служебная записка может изначально создаваться в электронном виде, регистрироваться в корпоративной системе документооборота и рассматриваться лицом, которому она была адресована, без распечатке на бумажном носителе.

Таким образом, работа с внутренними документами в корпоративной системе документооборота представляет собой своего рода модель для освоения элементов электронного документооборота сотрудниками организации. Самостоятельное значение имеет вопрос об использовании средств подтверждения достоверности документов во внутреннем электронном документообороте. Если программным обеспечением корпоративной системы документооборота предусмотрена идентификация пользователей на основе паролей и развитая система протоколирования действий пользователей, то электронную цифровую подпись использовать не обязательно.

Вместе с тем в ряде ситуаций согласования проектов документов использование ЭЦП может быть желательным. Оптимальные технологические варианты поможет выбирать практика применения элементов электронного документооборота. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому.

Главная База знаний "Allbest" Менеджмент и трудовые отношения Электронные документы в архивах - подобные работы. Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. Документы могут храниться на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере файл — сервере , на сменных носителях.

В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии. Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ.

Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК ЭК организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией ЭПК государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно.

На экспертные комиссии, кроме организации ежегодного отбора документов реферат хранение документов в электронной форме хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему реферат хранение документов в электронной форме, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного свыше 10 лет сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения до 10 лет включительно. Описи дел постоянного, временного срока хранения свыше 10 лет и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного до 10 лет включительно срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного свыше 10 лет срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

Опись является учетным документом и основной частью научно — справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов.

Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй — прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий — остается в качестве контрольного экземпляра в понятие международного публичного реферат предприятия.

На дела постоянного, временного свыше 10 лет сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным до 10 лет включительно сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения сроков их хранения.

Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный в них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с реферат хранение документов в электронной форме сроком хранения, законченные делопроизводством в году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января года.

[TRANSLIT]

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного свыше 10 лет срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив.

Пред архивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел. Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов.

Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. В зависимости реферат хранение документов в электронной форме сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения свыше 10 лет и по личному составу.

Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу.

Сколько стоит написать твою работу?

Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.

Аэробика и ее разновидности рефератИтоговая контрольная работа по алгебре 2 вариантОсобенности американской модели менеджмента реферат
Реферат развития меркантилизма в россииМанифест об отмене крепостного права рефератКак составить план по реферату
Доклад гимнастика в жизни человекаАммиак и амины бескислородные основания рефератНовые религиозные движения в россии реферат
Современные концепции естествознания контрольная работаРеферат на тему о спортеУчет долгосрочных инвестиций дипломная работа
Рецензия на дипломную работу по реализации продукцииФизика самостоятельные и контрольные работы кирикДоклад русская народная одежда

Принимая дела, сотрудник архива реферат хранение документов в электронной форме сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве. В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение — ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение. Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела. Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация — сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе. С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму путем сканирования с традиционного бумажного вида.